Quality Assurance
Uma análise e acompanhamento confiável de seus projetos
Muitas empresas investem continuamente quantidades significativas de tempo, recursos e capital em projetos. No entanto, de acordo com o relatório "Impulsionando sucesso em tempos desafiadores" do PMI, 36% dos projetos não atingiram seus objetivos originais e intenção comercial em 2017. Muitos desses projetos não conseguem cumprir seus objetivos e muitas vezes As organizações estão conscientes dos motivos do seu fracasso e provavelmente poderiam ter tomado medidas preventivas. No entanto, os projetos continuam falhando.
O processo de revisão da informação do projeto para assegurar que os projetos são planejados e organizados para o sucesso, e para destacar as áreas de interesse para a equipe executiva, é conhecido como garantia de qualidade. A garantia de qualidade é orientada para o processo e sobre "fazer as coisas certas, do jeito certo" e não deve ser confundida com o controle de qualidade, que é orientado para o produto e diz respeito à identificação de defeitos.
Embora a garantia de qualidade não garanta qualidade, ele assegura que um processo esteja sendo seguido. Isso é importante porque o sucesso da maioria dos projetos está intimamente relacionado aos requisitos do projeto e ao grau em que os projetos seguem as políticas e procedimentos para o gerenciamento de projetos dentro de uma organização.
Nossa Atuação
O gerenciamento de projetos mudou substancialmente ao longo dos últimos anos e os processos devem ser implementados para acomodar ambientes tradicionais e mais complexos. A responsabilidade pela manutenção de metodologias e a realização de avaliações de qualidade programadas em projetos para garantir a adesão é tipicamente a responsabilidade do escritório de gerenciamento de projetos (PMO), mas como isso é gerenciado se essa entidade não existir?
Na sua forma mais simples, o trabalho de garantia de qualidade pode ser alcançado através de uma lista de verificação que verifica que a governança e as ferramentas estão sendo usadas por um projeto.
Verificações
A lista de verificação deve incluir os seguintes pontos no mínimo (mas não está limitado a estes):
O gerente de projeto foi alocado no momento correto durante o ciclo de vida do projeto?
O orçamento do projeto foi registrado?
O projeto possui um plano de projeto?
Todas as tarefas têm as pessoas responsáveis identificadas?
A documentação necessária foi concluída?
Os riscos e problemas foram capturados e gerenciados corretamente?
Os requisitos do processo de garantia de qualidade também podem ser alcançados sentando-se com o gerente do projeto em uma base regular e fazendo as perguntas corretas sobre a entrega do projeto. Outra alternativa para listas de verificação e sessões individuais é a revisão dos relatórios, logs e documentação relacionada para garantir que o status do projeto seja refletido com precisão. A natureza e o tamanho do projeto devem determinar a frequência do processo de revisão da qualidade, mas com base na experiência passada, a nossa equipe recomenda que as revisões de qualidade sejam realizadas mensalmente, no mínimo, se este não for um processo automatizado.
É provável que, nos ambientes mais complexos, onde as revisões em andamento façam parte de um processo bem arraigado, é necessário um método automatizado de forma não-burocrática e restritiva. A abordagem para monitorar a saúde de múltiplos projetos em andamento visa uma solução mais real em tempo real, onde a determinação da adesão e a identificação de discrepâncias são perfeitas. Embora a maioria dos bons aplicativos de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) suportem a necessidade de automatizar o processo de garantia de qualidade, é importante identificar e definir as regras e condições para esse processo.
A implementação de um processo automatizado de revisão da qualidade fornece o escritório de gerenciamento de projetos e os próprios gerentes de projeto, com a capacidade de avaliar a qualidade dos dados de forma rápida e independente e, em seguida, identificar as áreas onde as melhorias precisam ser feitas.
Benefícios
Aqui estão alguns dos benefícios que se podem esperar:
A capacidade de avaliar a qualidade dos dados apresentados rapidamente;
Avaliações de projetos baseadas em fatos para determinar se os projetos ainda estão no caminho do sucesso antes das reuniões de revisão do projeto;
Identificação de áreas onde as melhorias precisam ser feitas e a tomada de medidas corretivas;
Maior decisão para a equipe executiva; e
Um aumento nas estatísticas de conformidade do processo do projeto.